Skartujete nepotřebné dokumenty?
Pokud provedeme tisk a něco je špatně, co s takovým papírem? Jistě, vytiskneme si dokument nebo obrázek znovu, ale co s tím původním? K chybě může dojít přičiněním tiskárny, špatným nastavením pro tisk, omylem zadaným tiskem něčeho, co jsme tisknout nechtěli. Stát se to může z nejrůznějších důvodů. Navíc nám nějaké dokumenty už nejsou k ničemu, jen zabírají místo. Takže co s potištěnými papíry, které už nepotřebujeme?
Řešením je skartovačka
Jen tak jednoduše totiž nemůžeme všechno odnést do sběrny nebo (což je dnes častější postup) vhodit do tříděného odpadu mezi ostatní papírové zbytky. Potištěné papíry (i papíry s ručně psanými poznámkami a různé další kancelářské nebo osobní dokumenty) mohou přece obsahovat osobní nebo firemní důvěrné údaje a data, což je velice citlivá záležitost. Na ochranu soukromých údajů i dalších citlivých dat je třeba dát pozor. A protože nebudeme pálit (neekologicky a pracně) nepotřebné důvěrné papíry v krbu, kamnech nebo někde na ohníčku, ani je nebudeme prolistovávat a vybírat jen ty důvěrné pro následnou likvidaci, je ideálním řešením právě kancelářská skartovačka. V domácnosti možná není na první pohled potřeba skartovačky tak výrazná, ale pokud si občas berete práci domů nebo si přinesete okopírované doklady jako podklady a později je chcete zlikvidovat, opět se hodí. Nehledě k tomu, že i výpisy, účty a další doklady, které už nepotřebujete, nepatří do nepovolaných rukou náhodného všetečného zvědavce (a že se občas najdou takoví lidé všude, to asi není třeba zdůrazňovat).
Roztrhat dokument v ruce nestačí
Ačkoli máte možná dojem, že jste doklad, dopis nebo fakturu či výplatní pásku opakovaným přetržením a zmuchláním dostatečně znehodnotili, s trochou snahy by mohl být obsah stále čitelný. Takže vše znovu mluví pro použití skartovačky. Jedná se o zařízení, které spolehlivě kancelářský papír, fotografii, obálku nebo jiný dokument rozkouskuje na opravdu malé části. Záleží na typu a provedení. Pokud vám jde o znehodnocení dokladu a znepřístupnění informací, které na něm byly uloženy, je to jedno z nejspolehlivějších a současně snadno dostupných řešení. Skartovačky se liší podle určení, výkonu, formátu i dalších parametrů, samozřejmě v závislosti na technickém provedení se odvíjí i jejich cena.
Pro velké objemy se používají automatické skartovačky, u nichž nemusíte papíry vkládat ručně, používají se hlavně pro potřeby velkých firem. Naopak na menší objem papírů k likvidaci postačí bohatě skartovačka manuální, která je ideální pro menší kanceláře a domácnosti. Objem koše na skartovaný odpad se udává v litrech a je vhodné při výběru skartovačky přihlížet ke skutečné potřebě a využívání skartovačky, rozměry nepodcenit, ale ani nepořizovat skartovačku zbytečně nadimenzovanou. Některá výkonná skartovací zařízení si poradí i s kancelářskými sponami u sešitých vícestránkových dokumentů, ale pro domácí skartaci je lepší sponky odstranit ručně, aby nedošlo k poškození přístroje.
výkon skartovaček
U kvalitních skartovaček výrobce vždy udává i rychlost skartace s uvedením počtu listů papíru určité gramáže (někdy se udává počet m2/min při určité gramáži), které lze zpracovat současně, dalšími důležitými údaji je šířka řezů a jejich směr. Skartování může probíhat provedením podélného nebo příčného řezu, případně jejich kombinováním. U podélného řezu dochází k nařezání dokumentu na dlouhé pásky o určité minimální šířce, takzvaný příčný řez je prováděn podélně, křížový potom i napříč, což zaručuje menší objem odpadu a hlavně vyšší stupeň ochrany čili utajení.
stupně ochrany informací
Především ve vládním sektoru a také v některých firmách je vyžadován určitý stupeň utajení při provádění skartace. To znamená, že je třeba v takových případech dodržovat přísně dané standardy. Stupeň ochrany neboli stupeň utajení je dán tím, a kolik kousíčků a jak maličkých bude dokument rozřezán. Dělí se na tři základní stupně, kterými je:
- Běžná ochrana, používaná pro interní data, vhodná k použití pro dokumenty, které by mohly mít negativní dopad například pro firmu. Je zde zaručena dostatečná ochrana dat pro korespondenci, neobsahující know-how, letákové zásilky, katalogy, poznámky apod.
- Vysoká ochrana se týká dokumentů, obsahujících informace, které jsou omezeny na úzký okruh osob a při jejich neoprávněném použití by mohlo dojít k porušení smluvních povinností nebo zákonů. Jedná se především o korespondenci a dokumenty s informacemi o know-how, poptávky, vývěsky, nabídky, osobní údaje...
- Velmi vysoká potřeba ochrany se vztahuje na tajná a mimořádně důvěrná data, což se týká informací, určených jen úzkému okruhu oprávněných osob. To jsou v první řadě podklady k vedení firmy a její strategii, dokumenty F&E, interní finanční údaje, tajné spisy, armádní dokumenty apod.
Při skartaci může probíhat rozřezání dokumentů podle požadovaného stupně ochrany na jednoduché proužky, křížovým řezem nebo dokonce řezáním na částečky. Rozřezání je odstupňováno s označením P1 až P7, kdy skartace P1 spočívá v tom, že reprodukce skartovaných dokumentů je obtížná, ale proveditelná, nejvyšší stupeň (P7) potom znamená, že reprodukce údajů a dat je prakticky nemožná.
Vždy je vhodnější zvolit raději vyšší třídu bezpečnosti, zvlášť pokud se jedná o choulostivé firemní dokumenty. Například pro odpovídající likvidaci při práci s osobními údaji, spadajícími pod kritéria GDPR, kladené požadavky splňují skartovačky se stupněm 4 nebo vyšším. Platí navíc i rozdělení podle typů datových nosičů, protože se nelikvidují jen papírové dokumenty.
Co s kartami, CD nebo DVD
I tohle se dá pomocí skartovačky řešit. Samozřejmě to neumějí ty nejběžnější typy, ale pokud nosiče obsahují soukromá či firemní data, existují přístroje, kterým zničení takových materiálu nečiní problém. Kvalitní skartovačky jsou navíc většinou vybaveny i tepelnou pojistkou proti přehřátí - pokud je od nich vyžadován plný výkon, je to účinná ochrana přístroje před poškozením. Běžně je možné provádět skartaci 10 až 20 minut a následně je třeba nechat přístroj chvíli vychladnout. Skartovačky nejsou nijak nadměrně hlučné, ale pokud budou v provozu, ostatní osoby v kanceláři to samozřejmě zaregistrují, absolutně tichý chod nemají ani nejlepší z nejlepších.
A co s odpadem?
Co se týče papíru. ekologicky a bezpečnostně vyřešené domácí spalování je vcelku problém, takže zbývá jako vhodné řešené uložení do kontejneru na papírový odpad nebo odvoz do sběrného dvora (pokud se jedná o mimořádně velké množství). Skartovaný papír se běžně používá k recyklaci. Odpad z identifikačních nebo jiných platových karet a CD/DVD disků je třeba předat k likvidaci specializované firmě.